PRIVACIDAD DE LAS CANDIDATURAS

Como parte de nuestro proceso de reclutamiento, la Compañía recopilará y procesará la información personal de los solicitantes de empleo. La Compañía se compromete a ser transparente acerca de cómo recopila y usa la información y de cumplir con sus obligaciones en cuanto a la protección de dichos datos.

¿Qué información recopila la Compañía?

Datos personales” (o información personal), significa cualquier información acerca de una persona por la cual se lo puede identificar, ya sea solo con dicha información, o junto con otra información que poseemos.

Como parte de nuestro sistema de reclutamiento, la Compañía recopilará una variedad de información sobre usted. Entre otras cosas:

  • su nombre, dirección y detalles de contacto, que incluyen dirección de correo electrónico y número de teléfono;
  • detalles de sus cualificaciones, habilidades, experiencia e historial de empleo;
  • información sobre su nivel actual de remuneración, incluyendo derechos a beneficios;
  • si tiene o no una discapacidad para la cual la Compañía debe hacer adaptaciones razonables durante el proceso de reclutamiento; e
  • información para verificar su identificación y autorización para trabajar en el Reino Unido.

La Compañía puede recopilar esta información de varias maneras. Por ejemplo, la información incluida en los formularios de solicitud, CVs, obtenida de su pasaporte u otros documentos de identidad, o recopilada a través de entrevistas u otras formas de evaluación.

Si le ofrecen un empleo luego del proceso de reclutamiento, le solicitaremos información personal adicional, cuyos detalles están incluidos en nuestro Aviso de Privacidad de la Información del Empleado.

La información personal puede obtenerse a través de información que usted ha publicado en bolsas de trabajo o sitios de redes sociales como LinkedIn donde usted ha declarado que está buscando trabajo actualmente.

Asimismo la Compañía puede recopilar información personal sobre usted de terceros, tales como referencias suministradas por empleadores anteriores, información de proveedores de control de antecedentes laborales e información de controles de antecedentes penales. La Compañía buscará información de terceros solo cuando le haya hecho una oferta de trabajo y le informará sobre eso.

La información se almacenará en varios lugares diferentes, incluyendo su registro de solicitud, en nuestros sistemas de gestión de RH y en otros sistemas de TI (incluyendo correo electrónico).

 

¿Por qué la Compañía procesa la información personal?

La Compañía necesita procesar la información para tomar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato con usted. Asimismo necesita procesar su información para celebrar un contrato con usted.

En algunos casos, la Compañía tiene que procesar la información para asegurarse de que está cumpliendo con sus obligaciones legales. Por ejemplo, se requiere que verifique la elegibilidad satisfactoria de un postulante para trabajar en el Reino Unido antes de comenzar el empleo.

La Compañía tiene un interés legítimo en procesar la información personal durante el período de reclutamiento y en mantener los registros del proceso. La información del proceso de los solicitantes de empleo le permite a la Compañía manejar el proceso de reclutamiento. Evaluar y confirmar la idoneidad del candidato para el empleo y decidir a quién ofrecérselo. La Compañía también puede necesitar procesar la información de los solicitantes para responder y defenderse en las demandas legales.

La Compañía puede procesar categorías de información especiales, como información sobre origen étnico, orientación sexual o religiosa o creencia, para supervisar las estadísticas de reclutamiento. Asimismo puede recopilar información acerca de si los postulantes son o no discapacitados para realizar arreglos razonables para aquellos candidatos que tienen una discapacidad. La Compañía procesa dicha información para llevar a cabo sus obligaciones y ejercer derechos específicos en relación al empleo.

Para algunas funciones, la Compañía está obligada a buscar información acerca de condenas penales y delitos. Cuando la Compañía busca esta información, lo hace porque lo necesita para cumplir con sus obligaciones y ejercer los derechos específicos en relación al empleo.

Si su solicitud resulta insatisfactoria, la Compañía puede archivar su información personal en caso de que haya oportunidades de empleo futuras para las cuales usted puede ser adecuado. La Compañía le solicitará su consentimiento antes de guardar su información a este fin y usted podrá retirar su consentimiento en cualquier momento.

 

¿Cómo acceder a la información?

Su información puede ser compartida internamente a los fines del ejercicio de reclutamiento. Esto incluye a los miembros de RH y del equipo de reclutamiento, los entrevistadores que participan del proceso de reclutamiento, gerentes del área comercial con la vacante y personal de TI si es necesario acceder a la información para el desempeño de sus funciones.

También compartiremos su información con los terceros detallados a continuación:

  • cualquier miembro de nuestro grupo, lo que significa nuestras subsidiarias, tal como se define en el artículo 1159 de la Ley de Sociedades el Reino Unido 2006 (establecido en el Apéndice A);
  • si estamos obligados a divulgar o a compartir su información personal a fin de cumplir con cualquier obligación legal, o para hacer cumplir o aplicar los Términos y Condiciones o Términos de Uso;
  • en el caso de que vendamos o compremos cualquier negocio o activo, en cuyo caso podemos divulgar su información personal al posible vendedor o comprador; o
  • si nosotros o, básicamente, todos nuestros activos son adquiridos por un tercero, en cuyo caso la información personal guardada por nosotros será uno de los activos transferidos.
  • SOCOTEC – nuestros auditores ISO que garantizan que nosotros mantenemos nuestras normas ISO.

Compartiremos su información personal con otras organizaciones en nuestro grupo como parte de las actividades regulares de información del desempeño de la Compañía, en el contexto de una reorganización del negocio o del proceso de reestructuración del grupo, para el apoyo de mantenimiento del sistema y de albergar datos.

Se requiere a todos nuestros proveedores de servicios de terceros y a otras organizaciones del grupo que tomen las medidas de seguridad apropiadas para proteger la información personal en línea con nuestras políticas. Le exigimos a estos terceros que traten su información personal en conformidad con las leyes de protección de datos y que las mantengan en forma confidencial. No le permitimos a nuestros proveedores de servicios de terceros que utilicen su información personal para fines propios. Solo les permitimos que procesen su información personal para fines específicos y conforme a nuestras instrucciones.

La Compañía no compartirá su información con otros terceros, salvo que su solicitud de empleo sea satisfactoria y le hagan una oferta de trabajo. La Compañía, entonces, compartirá su información con empleados anteriores para obtener referencias sobre usted, con proveedores de control de antecedentes laborales para obtener las verificaciones necesarias de los antecedentes y del Servicio de Divulgación y Restricción de Antecedentes Penales (Disclosure and Barring Service) para obtener las verificaciones de antecedentes penales necesarias. Estas sumadas a las demás organizaciones tal como se estipula en el Aviso de Privacidad del Empleado.

Además, si necesitara cualquier arreglo razonable a su función, será necesario ponerse en contacto con un proveedor externo para obtener ayuda en la comprensión de su condición y obtener un equipamiento especializado. No nos pondremos en contacto con ningún tercero sin su consentimiento. Los terceros pueden incluir Salud Laboral, Acceso al Trabajo, etc.

La Compañía no transferirá su información fuera del Área Económica Europea.

¿Cómo protege la Compañía la información?

La Compañía asume la seguridad de su información seriamente. Cuenta con políticas internas y controles locales para garantizar que su información no se pierda, se destruya accidentalmente, se use mal o se divulgue, y no se tiene acceso a ella salvo por nuestros empleados como parte del desempeño correcto de sus tareas. Podrá encontrar información adicional en la Política sobre Seguridad de la Información, Coordinación de Seguridad de la Información, política sobre Gestión de los Accesos, y Política sobre Desarrollo Seguro de la Compañía.

 

¿Durante cuánto tiempo guarda la Compañía la información?

Si su solicitud de empleo resulta insatisfactoria, la Compañía archivará su información durante 3 meses a partir de la finalización del proceso de reclutamiento pertinente. Si usted está de acuerdo con que la Compañía archive su información personal, esta la archivará durante los próximos 3 meses para su consideración para oportunidades de empleo futuras. Al finalizar dicho periodo, o si usted retira su consentimiento antes de dicha fecha, su información se eliminará o destruirá.

Si su solicitud resulta satisfactoria, la información personal recopilada durante el proceso de reclutamiento se transferirá a su legajo personal y se conservará durante su empleo. Los periodos durante los cuales se guardará su información le serán informados en un nuevo aviso de privacidad.

 

Sus derechos

Como un sujeto de información, usted tiene varios derechos. Puede:

  • Solicitar acceso a su información personal (comúnmente denominada como una “solicitud de acceso a información personal”). Esto le permite recibir una copia de la información personal que poseemos sobre usted y verificar que está siendo tratada en forma legal.
  • Solicitar corrección de la información personal que poseemos sobre usted. Esto le permite corregir cualquier información incompleta o errónea que poseemos sobre usted.
  • Solicitar eliminación de su información personal. Esto le permite solicitarnos que borremos o eliminemos información personal cuando no exista una buena razón para que continuemos procesándola. Asimismo tiene el derecho de solicitarnos que borremos o eliminemos su información personal donde haya ejercido su derecho de objetar su procesamiento (ver a continuación).
  • Solicitar la restricción de procesar su información personal. Esto le permite solicitarnos que suspendamos el procesamiento de su información personal, por ejemplo, si desea que nosotros verifiquemos su exactitud o el motivo de su procesamiento.
  • Solicitar la transferencia de su información personal a otro tercero.

Si desea ejercer cualquiera de estos derechos, póngase en contacto con el equipo de Cumplimiento en DPO@thebigword.com.

No tendrá que pagar ningún monto para acceder a su información personal (o para ejercer ninguno de los derechos enumerados anteriormente). No obstante, podemos cobrarle un monto razonable si su solicitud para acceder es claramente infundada o excesiva. Como alternativa, podemos negarnos a cumplir con la solicitud en tales circunstancias.

Si considera que la Compañía no ha cumplido con sus derechos de protección de la información, puede reclamar ante el Comisionado de Información.

 

¿Qué sucede si no proporcionamos la información personal?

Usted no tiene la obligación contractual o legal de suministar información personal a la Compañía durante el proceso de reclutamiento. Sin embargo, si no suministra la información, es posible que la Compañía no pueda procesar su solicitud adecuadamente en parte o en nada.

 

Toma de decisiones automatizada

Los procesos de reclutamiento no están basados exclusivamente en una toma de decisiones automatizada.